Сокращение расходов на печать
Сокращение расходов на печать необходимо во всех учреждениях. В каждой организации присутствуют расходы на офис, к ним относятся: закупка канцелярии, моющее средства и печать. Вопрос об офисных расходах поднимается в каждой организации, ведь именно такие «мелочи» могут существенно влиять на бюджет.
Многие специалисты рекомендуют для начала провести сокращение расходов на печать. Они бывают явные и скрытые. При анализе явных, сначала нужно рассмотреть, какие документы требуют печати. Возможно часть из них можно перевести в электронный формат.
Явные расходы на печать
Не все фирмы уделяют внимание явным расходам, многие считают, что такие мелочи не сильно скажутся на бюджете, но это не так. Рассмотрение и оптимизация именно этих факторов гарантируют снижение расходов на печать. Одна бумага тратит примерно до 30% общего бюджета на печать. Но на бумаге экономить не нужно. Некачественные листы плохо держат краску и забивают принтер пылью.
Самую большую долю расходов составляют картриджи или их заправка. На краску уходит от 60% бюджета, именно поэтому организации любят приобретать неоригинальные материалы. Такое решение негативно сказывается на самом устройстве, механизмы портятся и засоряются.
Скрытые расходы на печать
О скрытых расходах задумывается не каждая организация, так как их нелегко выявить. По большей части такая проблема возникает из-за неправильного использования ИТ-отдела. Организации привыкли экономить на «айтишниках» и давать им мелкие поручения (поменять картридж или починить что-то).
Правильным решением будет заключить договор с фирмой, которая качественно обслуживает печатающую
технику. Такие услуги стоят дорого, но они себя оправдывают. Специалист будет заниматься не устранением проблемы с замятием бумаги, а качественно обслуживать технику.
Также ошибкой организации является неправильная логистика внутри офиса. Многие сотрудники по несколько раз перепечатывают одни и те же документы или вовсе используют принтер в личных целях. К скрытым расходам можно отнести нецелесообразное использование цветного принтера, многие копии можно сделать и в ч/б формате.
Руководители не должны забывать и про помещение, где хранится все необходимое для печати. Там требуется уборка, электроэнергия и закупка мебели. Каждая организация индивидуальна по объемам печати и имеющейся техники. Но каждая должна учитывать все вышеперечисленные расходы, чтобы уберечь бюджет.
Как снизить расходы на печать
Для начала нужно проанализировать и сделать аудит всех печатающих устройств, которые имеются в компании. Специалисты должны оценить производительность каждого принтера и отказаться от тех, которые показали самый низкий результат. Также нужно учитывать частоту поломок и расходы на ремонт каждого устройства. Как говорилось выше, использование не сертифицированных расходных материалов может привести к поломке.
Также нужно оптимизировать печатающие документы. ИТ-специалист сможет провести анализ и выяснить, какой сотрудник чаще других отправляет документы на печать. Можно фиксировать документы, которые печатаются повторно или вовсе не относятся к деятельности компании.
Можно найти поставщика, который за более низкую цену может поставлять расходные материалы. Но все же, лучше довериться профессионалам, которые помогут сэкономить бюджет.
Заключение договора с ИТ-организациями
Если организация захочет максимально снизить расходы, то нужно заключить договор с провайдером, который сразу сможет закрыть все вопросы. Как правило, такие компании предлагают широкий спектр услуг, они производят мониторинг расходов на печать.
Специалисты помогут подобрать наилучшее оборудование и провести полную аналитику. Именно аутсорсинг поможет выявить скрытые расходы фирмы и поможет оптимизировать их.
По результатам аудита руководитель получит полный отчет, по результатам которого можно выдвинуть рекомендации. Использование техники с высокими показателями КПД и контроль печатающих документов поможет снизить расходы компании на 15%.
Специалисты отмечают, что с каждым годом растет спрос на услуги специалистов. Это относится не только к странам Зарубежья, но и к России. Поэтому важно в каждой фирме вести учет расходов на каждую «мелочь».
Сегодня все современные фирмы автоматизированные и активно развивают свою информационную среду, поэтому защита информации на предприятии играет важную роль. Хранение и обработка информации должно быть организована правильным образом. Каждая организация несет ответственность за данными о своих клиентах. Если работа в данном направлении проходит неправильно, то фирма может потерпеть крах. Главная цель фирмы, это защитить: все […]
